El artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) regula las actas que recogen los acuerdos de la Junta de Propietarios, verdaderos certificados de las condiciones en las que se reúne la Junta y forma su voluntad. Se trata de documentos imprescindibles para verificar la validez del acuerdo y su posterior exigibilidad o impugnabilidad.
1. Los acuerdos de la Junta de propietarios se reflejarán en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad en la forma que reglamentariamente se disponga.
2. El acta de cada reunión de la Junta de propietarios deberá expresar, al menos, las siguientes circunstancias:
a) La fecha y el lugar de celebración.
b) El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido.
c) Su carácter ordinario o extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria.
d) Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación.
e) El orden del día de la reunión.
f) Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen.
3. El acta deberá cerrarse con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes. Desde su cierre los acuerdos serán ejecutivos, salvo que la Ley previere lo contrario.
El acta de las reuniones se remitirá a los propietarios de acuerdo con el procedimiento establecido en el artículo 9.
Serán subsanables los defectos o errores del acta siempre que la misma exprese inequívocamente la fecha y lugar de celebración, los propietarios asistentes, presentes o representados, y los acuerdos adoptados, con indicación de los votos a favor y en contra, así como las cuotas de participación que respectivamente suponga y se encuentre firmada por el presidente y el secretario. Dicha subsanación deberá efectuarse antes de la siguiente reunión de la Junta de propietarios, que deberá ratificar la subsanación.
4. El secretario custodiará los libros de actas de la Junta de propietarios. Asimismo deberá conservar, durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.
Artículo 19 Ley de Propiedad Horizontal (49/1960).
El presente precepto sigue la línea que hemos podido ver a lo largo de la lectura de la propia Ley, de regular minuciosamente determinados aspectos entrando en un grado de detalle más propio del reglamento que de una Ley. Ello es así, puesto que no hay disposiciones reglamentarias de Propiedad Horizontal que entren en estos matices y dada la exhaustiva regulación de algunos puntos, da la sensación que el legislador nunca tuvo en mente realizar un reglamento de Propiedad Horizontal.
Este artículo nos detalla la regulación del acta de la Junta. Este es el documento oficial de la comunidad en el que quedan reflejados fecha, lugar y hora de la convocatoria, convocantes, los acuerdos adoptados en junta, los asuntos tratados, el orden del día, el resultado de las votaciones y otras cuestiones que pudieran acontecer durante el transcurso de la Junta. Si eres propietario y quieres dejar constancia de algo es preciso que indiques que en el acta se haga constar expresamente dicha circunstancia en el acta, ya que esta puede jugar como medio de prueba en un determinado momento.
El acta que necesariamente deberá estar firmada por Presidente y Secretario deberá ser notificada a todos los propietarios (Art. 9 LPH) y quedará depositada en el libro de actas de la comunidad (toda comunidad que se rija por la LPH ha de tener uno) el cual será custodiado por el Secretario en su función de conservación de la documentación de la comunidad durante al menos un plazo de 5 años.
¿Pueden contener errores las actas? Puede suceder y ello es subsanable mediante la oportuna corrección debidamente reflejada siempre que se cumplan los requisitos legales que ha de reunir el acta y siempre antes de la siguiente Junta, toda vez que en esta se podrá de manifiesto esta subsanación.
El art. 19 LPH se encuentra en el Capítulo II de la Ley de Propiedad Horizontal, encargado de regular las disposiciones aplicables al régimen de la propiedad por pisos o locales. Otros artículos en este Capítulo son: